En av många saker som den stora utbyggnaden av både fasta och mobila bredbandsnät har fört med sig är att det blir enklare för företag att arbeta effektivt med projektstyring även då de anställda är utspridda geografiskt. Det finns flera webbaserade verktyg, som gör att det enda som krävs för att kunna arbeta tillsammans med andra är en dator och en stabil internetuppkoppling.
- Det går egentligen att arbeta gemensamt i ett enkelt gratisverktyg som Google Docs, men för att ett större projekt ska kunna fortgå smärtfritt krävs mer avancerade lösningar. Funktioner som krävs är:
- Möjligheten att låsa enskilda dokument av betydelse för projektet, antingen för att en enskild deltagare ska kunna arbeta med ett dokument i lugn och ro, eller för att deadline är passerad för just den delen av projektet.
- Möjlighet att begära in synpunkter på dokument och delar i ett projekt, och också att se vilka som inkommit med synpunkter och vilka som inte gjort det.
- Möjligheten att kommunicera både med ett mejl- och med ett chattliknande gränssnitt. Ibland går det snabbt i arbetet, och ibland är det viktigaste att de iblandade får arbeta i lugn och ro.
För att kunna använda alla dessa funktioner inom ramen för ett och samma system krävs ett kommersiellt verktyg för projektstyrning. Även om det finns bra gratisverktyg för många olika uppgifter så finns det även sektorer där man får vad man betalar för. Sammanhållen projektstyrning är ett sådant, där ett sammanhållet verktyg, som innefattar alla nödvändiga funktioner, krävs.
Ett verktyg av den här typen är extra användbart för företag där de anställda är geografiskt utspridda, vare sig det beror på att frilansare eller konsulter anlitas eller på att kontoren och de anställda finns på olika orter eller i olika länder. Att det finns ett bra verktyg för samordning och projektstyrning kan vara en förutsättning för att de mest kompetenta kan involveras i projektet.